Cách nén file PDF
- Nhấn Chọn một file PDF rồi chọn file của bạn, hoặc kéo thả vào khung.
- Chọn mức nén. Cân bằng là điểm khởi đầu tốt.
- Nhấn Nén file PDF và chờ trong khi từng hình ảnh trong file được xử lý.
- Xem dung lượng trước và sau trên màn hình kết quả, rồi lưu file. File giữ nguyên tên, thêm "-compressed" ở cuối.
Nên chọn mức nén nào?
- Cân bằng: hình ảnh giữ ở khoảng 1750 pixel ở cạnh dài nhất, tương đương khoảng 150 DPI trên một trang A4. Phù hợp để đọc trên màn hình và in thông thường.
- Nhẹ: hình ảnh giữ tối đa 2500 pixel và nhiều chi tiết hơn. Hãy chọn mức này cho tài liệu có chữ nhỏ nằm trong ảnh, chẳng hạn hợp đồng đã quét.
- Mạnh: hình ảnh giảm xuống còn khoảng 1100 pixel và được nén mạnh hơn. Dùng khi file chỉ cần đọc trên màn hình, hoặc khi giới hạn dung lượng rất chặt.
Không có gì ngăn bạn thử nhiều mức. File gốc vẫn nguyên vẹn trên thiết bị của bạn, và Đổi cài đặt đưa bạn quay lại đúng file đó, nên bạn có thể so sánh các mức trước khi quyết định gửi bản nào.
Loại PDF nào giảm được nhiều nhất
- Giấy tờ đã quét: mỗi trang là một bức ảnh chụp tờ giấy, nên gần như toàn bộ dung lượng nằm ở hình ảnh.
- Brochure, báo cáo và slide có ảnh: ảnh lớn thường được lưu ở độ phân giải cao hơn mức màn hình nào cần đến.
- Ảnh chụp màn hình lưu trong tài liệu: chúng thường được giữ mà không nén kiểu ảnh chụp, nên có thể giảm rất nhiều.
- Tài liệu chỉ có chữ: loại này vốn đã nhẹ. Chữ chiếm rất ít chỗ, nên hiếm khi còn gì để giảm.
Những gì công cụ này không động đến
Chỉ có hình ảnh thay đổi. Chữ vẫn là chữ thật, nên bạn vẫn chọn và tìm kiếm được, và phóng to vẫn sắc nét như cũ. Liên kết, dấu trang, ô biểu mẫu đã điền và thứ tự trang đều được giữ nguyên. Một số loại hình ảnh cũng được bỏ qua vì xử lý lại có thể làm đổi màu, chẳng hạn ảnh chuẩn bị cho in ấn chuyên nghiệp theo hệ CMYK. Nếu phiên bản mới của một hình ảnh không tiết kiệm được ít nhất một phần mười dung lượng, hình gốc sẽ được giữ lại.
Khi file vẫn chưa vừa giới hạn
Dịch vụ email và cổng nộp hồ sơ thường từ chối tệp đính kèm vượt một dung lượng nhất định. Nếu mức mạnh nhất vẫn chưa đủ, hãy chỉ gửi những trang cần thiết bằng tách file PDF, hoặc chia tài liệu dài thành nhiều phần rồi gửi riêng. Nếu các trang nặng đến từ ảnh của chính bạn, bạn cũng có thể nén ảnh trước rồi tạo lại tài liệu bằng JPG sang PDF.
Câu hỏi thường gặp
Chữ trong file PDF của tôi có bị mờ không?
Không. Trong một file PDF thông thường, chữ không được lưu dưới dạng ảnh, và công cụ này chỉ chạm vào hình ảnh. Ngoại lệ là bản quét: ở đó cả trang là một hình ảnh, nên chữ có thể kém sắc nét đi đôi chút ở mức Mạnh. Hãy thử Nhẹ nếu bản quét có chữ nhỏ.
Tại sao file PDF của tôi không nhỏ đi chút nào?
Nhiều khả năng file có ít hình ảnh, hoặc chúng đã được nén tốt. File chỉ có chữ gần như không còn gì để bớt. Khi kết quả không nhỏ hơn, bạn nhận lại file gốc kèm một ghi chú cho biết, thay vì một bản lớn hơn.
File sẽ nhỏ đi bao nhiêu?
Hoàn toàn tùy vào nội dung bên trong. Bản quét hoặc brochure nhiều ảnh thường giảm hơn một nửa dung lượng, còn tài liệu chữ có thể gần như không đổi. Dung lượng chính xác trước và sau hiển thị trên màn hình kết quả, nên bạn biết mình nhận được gì trước khi tải về.
Tôi có thể nén PDF xuống đúng một dung lượng, như 1 MB không?
Không trực tiếp. Công cụ cung cấp ba mức nén chứ không đặt mục tiêu, vì kết quả phụ thuộc vào hình ảnh trong từng file. Hãy bắt đầu với Cân bằng, chuyển sang Mạnh nếu cần, và nếu vẫn chưa vừa, hãy cắt bớt những trang có thể bỏ bằng tách file PDF.
Công cụ có dùng được với file PDF có mật khẩu không?
Không. File đã mã hóa không thể đọc được cho đến khi gỡ mật khẩu, và công cụ sẽ báo cho bạn biết thay vì lặng lẽ thất bại. Hãy mở file bằng trình đọc PDF, lưu một bản sao không có mật khẩu rồi thử với bản sao đó.
File PDF có chữ ký số thì sao?
Chữ ký sẽ không còn hợp lệ. Chữ ký số xác nhận chính xác nội dung của một file, mà việc nén làm thay đổi nội dung đó. Hãy nén trước khi ký bất cứ khi nào có thể, và giữ bản gốc đã ký cho những việc chính thức.
Tài liệu của tôi có bị gửi lên máy chủ không?
Không. Việc nén chạy ngay trong tab trình duyệt của bạn, nên file mật không bao giờ rời khỏi thiết bị. Chấp nhận file tối đa 100 MB, hoặc 50 MB trên điện thoại và các thiết bị có ít bộ nhớ.